أكدت وزارة التعليم أن عمليات الحوكمة والأتمتة التي ينتهجها نظام سفير2 للمبتعثين، وإطلاق المركز الموحد للإشراف الدراسي؛ ستقود إلى انخفاض نسبة العنصر البشري في الإشراف الدراسي داخل الملحقيات الثقافية في الخارج إلى 5%، بعد أن كان 59%؛ مما سيعزز من كفاءة الإنفاق بشكل كبير جدًّا.
ويقلص "سفير2" -بعد تدشينه- من تواجد 521 مشرفًا دراسيًّا على أكثر من 82 ألف طالب وطالبة حاليًا بشكل عملي ومنهجي؛ ليحصل المبتعث على خدمات سريعة ومميزة وفعالة وذات جودة عالية، إلى جانب ارتفاع التواصل الثقافي والأكاديمي إلى ما يقارب 65% بعد أن كان 4%؛ في حين ستتراجع نسبة الخدمات المساندة التي يقوم بها المشرفون في الملحقيات من 37% إلى 30%.
وستخضع عمليات الفرز والترشيح للعمل في الملحقيات للأتمتة الإلكترونية؛ بناء على النقاط المُكتسبة التي تُعتبر من المعايير المحددة في الملتقى العاشر للملحقين الثقافيين الذي رعاه معالي وزير التعليم، وصدرت فيه التوصية بتوزيع الكوادر البشرية داخل الوحدات الإدارية بإشراف مباشر من الأمانة العامة للملحقيات، وإيقاف التعاقد، وإيجاد الحلول القانونية للتخلص من الزيادات الموجودة وفقًا للأنظمة المعمول بها في دولة المقر، وتكوين لجنة من عدة إدارات معنية للإشراف على عدم تجديد العقود.
وقاد مشروع تطوير خدمة سفير2 للمبتعثين الذي دشّنه معالي وزير التعليم الدكتور حمد بن محمد آل الشيخ مؤخرًا في الملحقية الثقافية بباريس، إلى أتمتة 58 خدمة من أصل 88 خدمة إلكترونية؛ حيث إن جميع الخدمات التي يحتاجها الطالب هي خدمات إلكترونية 100%؛ بمعنى أن الطالب لن يحتاج أبدًا لأي إجراء يدوي أو تقليدي؛ بسبب حصر نظام "سفير2" لجميع الخدمات وتوفيرها على المنصة لتصبح ذاتية ودون تدخل بشري، وبما يحقق وفرًا يُقَدر بـ69% من حجم الطلبات المقدمة.
وتساعد خاصية تحديد الخط الزمني للطلبة المبتعثين الذي يتيحه نظام "سفير2" في إمكانية معرفة مسيرة الطلبات والإجراءات بشكل واضح مع الرصد التاريخي لها؛ مما يُسهم آليًّا في الحد من عمليات الزيادة العددية داخل الملحقيات؛ وفق ميكنة دقيقة تتضمنها أغلب العمليات المرتبطة بالطالب، انطلاقًا من مكافأة التميز، والإنذارات والتقارير الدراسية، وإلزامية تسجيل المواد بعد رفع التقرير الدراسي للفصل المنتهي؛ حيث لا يتم منح ضمان مالي للفصل المقبل إلا بعد إتمام عمليات التسجيل.
وتعكس المقارنات الأولية بين نسختيْ برنامج "سفير1" و"سفير2" مقدار الوفر المحقق؛ إذ بلغ عدد الطلبات في "سفير 1" أكثر من 2 مليون طلب، وأكثر من ثمانية ملايين إجراء تَطَلّب إنهاؤها وجود نسبة تدخّل بشري عالٍ؛ مما نتج عنه وجود عمليات متأخرة ومعلقة؛ بينما تم تقليص ذلك في النسخة الثانية من نظام سفير، كما تم تصميم النظام ليناسب العمل الآلي الذاتي دون الحاجة لوجود تدخل بشري بنسبة 64? بعد أن كان مجرد 5? في "سفير1"، بالإضافة إلى إعادة هندسة كل الإجراءات وتقليصها إلى ما نسبته 60%، وتوحيد الإجراءات المشابهة مثل فتح الملف؛ حيث كانت الخطوات تستلزم في "سفير1" ثمانية إجراءات لاعتماد قبول فتح ملف طالب؛ بينما في النظام الجديد "سفير2" أصبحت ثلاثة إجراءات سريعة وسهلة ودون وجود تدخل بشري.
وتَمَيّزت منظومة "سفير" في نسختها الجديدة، بدقة وعمق البيانات الموحدة، وتفعيل تقنيات الذكاء الاصطناعي، من خلال وجود مشرف إلكتروني، ولوحات معلومات إحصائية كالبيانات الحية والتصاميم الذاتية للتقارير، وعكس تحديثات لوائح وضوابط الابتعاث بشكل مباشر دون تدخل برمجي عبر إدارة نظام ديناميكية، بالإضافة إلى تطبيق الأجهزة الذكية خلال نظام IOS، وكذلك نظام الأندرويد الذي سيمكّن الطلاب والطالبات من الاستفادة من التقديم ومتابعة الطلبات على 88 خدمة متاحة، وتحديد خاصية توجيه المستخدم للتطبيق إلى أقرب ملحقية ثقافية من خلال الخرائط الذكية، وخدمة التنبيهات والمحادثة الحية.
وفي مزايا جوانب الاستفسارات يُقدم "سفير2" نقلةً نوعية؛ حيث كان النظام القديم يدعم فقط خدمة الاستفسار التقليدية؛ بينما في النظام الجديد تم تفعيل خدمة الـChat Bot، وكذلك قاعدة المعرفة والتنبيهات والإرشادات الآلية وميزة التغذية العائدة من التقييم.