أكد الدكتور المهندس سلمان الهشبول، الباحث والمستشار الهندسي المعتمد من الهيئة السعودية للمهندسين رئيس منتدى النخبة الفكري، أن إنشاء مكتب إدارة المشاريع يمكن أن يساعد المؤسسات أو المنظمات على تحسين نتائج المشاريع والأعمال التجارية.
وأوضح أن مكتب إدارة المشاريع يقدم الدعم المركزي لتعزيز التميز في إدارة المشروعات، مما يرفع مستوى المعايير والامتثال في جميع المشروعات داخل المؤسسة.
وأشار إلى أنه "مع ذلك، فليس كافيًا فقط إنشاء مكتب إدارة المشاريع لضمان النجاح , وتظهر الأبحاث من معهد إدارة المشاريع (PMI) وخبراء الصناعة الآخرين مستويات عالية من التباين بين مكاتب إدارة المشاريع - حيث يحقق الأفضل منهم أرباحًا كبيرة في الإيرادات ورضا العملاء، بينما يخذل البعض الآخر في ذلك" .
وقال العشبول: "إذا كنت تدير عملاً يعتمد على المشروعات وترغب في إنشاء مكتب لإدارة مشروعات ناجحة، إليك بعض أفضل الممارسات والخطوات القابلة للتنفيذ لتحقيق النجاح:
هل يُعد مكتب إدارة المشاريع ضروريًا؟ ليس كل الشركات بحاجة إلى مكتب إدارة المشاريع, إذا كنت لا تدير العديد من المشروعات، فإن مكتب إدارة المشاريع قد لا يوفر عائدًا كافيًا على الاستثمار. أو إذا كنت تدير العديد من المشروعات وكنت راضيًا عن أدائها، فلا حاجة إلى إعادة ابتكار العمل وإنشاء مكتب للمشروعات".
واستدرك: "لكن إذا كنت تتعامل مع العديد من المشروعات دون رؤية النتائج المطلوبة، يمكن لمكتب إدارة المشاريع تحسين نتائج المشروعات وأداء الأعمال بشكل عام. إذا كنت تتعرف على أي من مشاكل إدارة المشروعات أدناه، فقد تعود الفائدة من إنشاء مكتب إدارة المشاريع:
• عدم وضوح في المشروعات - سواء في التقدم أو في الخط الزمني لها
• تباين في النتائج بين المشروعات - أو عدم القدرة على مقارنة النتائج بين المشروعات
• تغييرات كبيرة مطلوبة خلال تسليم المشروع
• نسبة عالية من المشروعات المؤجلة أو الملغاة أو الفاشلة
• الامتثال الضعيف للميزانيات والمواعيد النهائية
• نتائج مشروعات ضعيفة ورضا العملاء منخفض
• صعوبات في التنبؤ بالطاقة واحتياجات الموارد
• توظيف في اللحظة الأخيرة / الاعتماد المفرط على العمالة الحرة / المقاولين"
وتساءل: "هل يضمن مكتب إدارة المشاريع تحسين نتائج المشروع؟ إن إنشاء مكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي يوفر وضوحًا أكبر، وتركيزًا أعظم، وتنسيقًا أفضل عبر محفظتك الكاملة من المشروعات. هذا لا يحسن فقط نسب النجاح للمشروعات الفردية، بل يؤدي إلى تحسين تخصيص الموارد، والتوجيه الاستراتيجي، وتحديد أولويات المشروعات، وتخطيط الطاقة، والمزيد. وكل ذلك يتراكم لتحقيق نتائج أفضل للأعمال".
وأردف: "مع ذلك، لا يضمن مجرد تنفيذ مكتب إدارة المشاريع النجاح. في حين تضيف بعض مكاتب إدارة المشاريع قيمة كبيرة لمؤسساتها، تفشل البعض الآخر في تحقيق النتائج المرجوة. وهذا يمكن أن يؤدي إلى انخراط منخفض في الإيمان، ونقص في الامتثال، ونتائج مشروعات ضعيفة، و - في النهاية - قد يتم حل مكتب إدارة المشاريع".
ولفت إلى أنه لهذا السبب، فإنه من الضروري أن نتعلم من أفضل الممارسات في مجال مكاتب إدارة المشاريع ونقوم بإعداد مكتب إدارة المشاريع الخاص بك لتحقيق النجاح باستخدام الخطوات السبع التالية.
وأكد أن إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO) يوفر العديد من الفوائد للمؤسسات، وهذه بعض الفوائد الرئيسة :
يوفر مكتب إدارة المشاريع منهجيات وعمليات قياسية، مما يُسهم في تحسين تخطيط المشروعات وتنفيذها وزيادة نسب نجاحها.
يسهل مكتب إدارة المشاريع التواصل وتقديم تقارير شفافة، مما يزيد من رؤية أعضاء الفريق والمعنيين لتقدم المشروع والمخاطر والنتائج.
يساعد مكتب إدارة المشاريع في توزيع وإدارة الموارد بشكل فعّال، مما يضمن تخصيص الموارد بشكل مناسب واستخدامها بكفاءة.
يضع مكتب إدارة المشاريع عمليات وأساليب إدارة المشروعات بشكل قياسي، مما يؤدي إلى الاتساق والتنبؤ في تسليم المشروعات.
يتيح مكتب إدارة المشاريع التعرف على المخاطر وتقييمها والتصدي لها بشكل فعّال، مما يقلل من احتمالية حدوث تعطلات في المشروع.
يعزز مكتب إدارة المشاريع التنسيق بين المشروعات المختلفة ويساعد في تحقيق التكامل بينها.
يوفر مكتب إدارة المشاريع التدريب والدعم لمديري المشاريع وفرق العمل لتعزيز مهاراتهم.
يدير مكتب إدارة المشاريع محفظة المشاريع لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
يُسهم في تطوير ومشاركة معارف وأفضل الممارسات في مجال إدارة المشروعات داخل المؤسسة.
يوفر مكتب إدارة المشاريع معلومات دقيقة وفورية تساعد القيادة في اتخاذ قرارات مستنيرة.
وختامًا أكد الدكتور الهشبول أن إنشاء مكتب إدارة المشاريع يُسهم في تعزيز فعاليّة إدارة المشروعات، ويساعد في تحقيق أهداف المشروعات بكفاءة وفعاليّة أكبر.