فرغت وحدة ذكاء الأعمال في وزارة الخدمة المدنية من تحويل أكثر من 10 ملايين سجل إداري بأنظمتها لموظف على رأس العمل أو متقاعد أو باحث عن عمل أو وظائف أو معاملات إدارية، لـ52 مؤشراً وتقريراً لحظياً، وذلك ضمن توجهات الوزارة لتحقيق "الاستثمار الأمثل في البيانات" والتحول الرقمي.
وقاد تقديم وزارة الخدمة المدنية في تحويل المعاملات الورقية لإدارة عمليات الموارد البشرية إلى الخدمات الإلكترونية، إلى الاستثمار الأمثل في البيانات التي تكونت في أنظمتها نتاج عمليات الخدمات الإلكترونية إلى توفير عدد من أدوات ذكاء الأعمال، بالإضافة إلى بناء "بنك معلوماتي"، يحتوي على بيانات منظمة ومترابطة ودقيقة، إلى جانب إسهامه في تكوينها بشكل مبسط يسهل من خلاله بناء مؤشرات وتقارير تسهم في صناعة ودعم القرارات المبنية على معلومات دقيقة وصحيحة.
وعملت الوزارة على تعزيز أبعاد جديدة لتلك المعلومات والسجلات الإدارية، وذلك بالربط مع الخدمات الإلكترونية التي تقدمها الجهات الحكومية من خلال مركز التعاملات الإلكترونية الحكومية "يسّر"، وهو ما يعد بعداً جديداً للبيانات، منح متخذي القرار على مستوى الدولة من صناعة القرارات ودعمها بمعلومات وبيانات هامة ذات علاقة بإدارة الموارد البشرية بالجهات الحكومية والباحثين عن عمل.
وتحمل وحدة ذكاء الأعمال على عاتقها تحقيق أهداف، أبرزها زيادة جودة التقارير المقدمة وسرعة توفيرها لمتخذي القرار، وبناء مستودع للبيانات من قواعد بيانات وتقنيات مختلفة، ودعم اتخاذ قرارات "أكثر دقة" على كل المستويات، ومن بين أهداف وحدة ذكاء الأعمال تحقيق رضا عال لمستخدم النظام ومشاركته الأعمال اليومية، وبناء التوقعات المستقبلية للبيانات والمتغيرات (Forecasting)، وبناء تقارير احترافية مرنة ولحظية متوفرة بوسائل عدة، والمساعدة في توفير أبعاد ومعلومات تفصيلية عن البيانات (X-Ray)، بالإضافة إلى قدرة التعامل مع البيانات الضخمة وبناء منصة جلب وتصدير للبيانات.
وتعد منصة ذكاء الأعمال التابعة لوزارة الخدمة المدنية، مستودعاً للبيانات يخدم الوزارة بشكل خاص والدولة بشكل عام، ويمكنها في بناء لوحات لحظية مع إمكانية إصدارها بكافة الأنواع والصيغ المناسبة مثل (E-mail،SMS، Excel،PDF)، وتتميز بسهولة الانتقال من العمل الورقي للتقارير والإحصائيات إلى التقارير المؤتمتة بكفاءة وفعالية عالية، مع فرصة التحكم والمراقبة عبر لوحات المؤشرات اللحظية لمتابعة وقياس معدلات الإنتاجية وبناء نماذج إحصائية لمتابعة الإجراءات حسب متطلبات الأعمال واللوائح الأنظمة.
وتتسم وحدة ذكاء الأعمال التي يشرف عليها مجموعة من الشباب السعودي -من الجنسين- بمرونة عالية في تصميم التقارير والمؤشرات مع تمكين المستخدمين النهائيين من إدارة التقارير والمؤشرات حسب متطلبات الأعمال، مع قياس مدة إنجاز المهمة وتحديد المهام ذات الأولوية، مع توفيره لوحات مخصصة للمختصين تعرض عدد مهامهم برسوم بيانية وتقارير توضح حالة المهام الموكلة إليه.
وتهدف وزارة الخدمة المدنية من تطبيق هذا المفهوم، للوصول إلى أدوات مناسبة لدعم اتخاذ القرار ورفع كفاءة العمل وضمان اتخاذ القرارات المبنية على المعلومات الصحيحة والمتوافرة في الوقت المناسب، بالإضافة إلى توحيد لغة الأرقام لجميع المسؤولين باختلاف المستويات الإدارية.
وكانت الوزارة قد حققت منزلة متقدمة فاقت الـ95% في مؤشر نضج الخدمات الحكومية الرقمية، في خطوة تعزز أهمية الخدمات الرقمية الرامية إلى تسهيل عملية الوصول إلى الخدمات الحكومية، وتقديمها وفق أعلى مستوى يعمل على تعزيز الكفاءة البشرية وإرساء الشفافية ويسهل وصول خدمات الوزارة لمستفيديها وفق أعلى معايير الجودة وبما يختصر الوقت ويسهل الإجراءات.