فعَلت جامعة حائل الاستفادة من البريد الإلكتروني الرسمي لإثبات حضور موظفيها خلال الدوام الرسمي، وذلك بإرسال رسالة بريد إلكتروني آليًا إلى إيميل الموظف، وطلب إثبات حضوره بالعمل، وذلك بالدخول على نظام البصمة خلال مدة لا تتجاوز 15 دقيقة من تلقيه الرسالة وإلا يعد خروجاً أثناء الدوام الرسمي في حالة عدم إثبات حضوره.
وقد اتخذت هذه الخطوة وحدة المتابعة في الإدارة العامة للموارد البشرية بالجامعة كغيرها من الجهات التي تستخدم وسائل مختلفة لإثبات حضور موظفيها، إلى ضبط دوام الموظفين ومتابعة الموظف للوقوف على التزامه بمواعيد الدوام، ووفقًا للأوامر والتعليمات التي تشدد على المحافظة على الأداء في وقت العمل ومحاسبة المقصرين بهدف تطبيق أفضل الممارسات الإدارية وتحقيق الكفاءة في الأداء.
وجاء استخدام البريد الإلكتروني كأحد الوسائل المتاحة بالجامعة التي تم استثمارها في إثبات الحضور خلال الدوام الرسمي للموظفين والموظفات.
يُشار إلى أن الجامعة فعلت بهذه الخطوة، فعَلت أهمية متابعة الموظف لإيميله كل ربع ساعة بواقع أربع مرات على الأقل خلال الساعة الواحدة، وتصل إلى ٢٨ مرّة خلال اليوم، فيما يُفضَّل استخدام تطبيق "مايكروسوفت آوتلوك" على الجوال وتفعيل الإشعارات للتطبيق.