قال المستشار بدر بن حمد القاضي، خلال ورشة عمل "تخطيط الفعاليات والمؤتمرات"، المقامة في مركز دعم المنشآت بواجهة الرياض، ضمن فعاليات أسبوع الإعلام الريادي: إن هناك أربعة أنواع من الفعاليات؛ الأولى منها ما تسمى بالفعاليات المؤسسية، وتتضمّن: المؤتمرات، وتجمّع الموظفين، وإطلاق منتجات، واجتماع مساهمين... وغيرها.
وأضاف: أما النوع الثاني فهي الفعاليات التسويقية، وهي مرتبطة بالمبيعات مثل المعرض، وأما النوع الثالث من الفعاليات فهي الفعاليات الترفيهية والثقافية مثل المهرجانات، والنوع الرابع يسمى بالفعاليات الشخصية.
وتابع: لا شك أن الفعاليات هي عملية توجيه وتخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة وصنع قرار، باستخدام الموارد المالية والبشرية والمادية والمعلوماتية؛ لتحقيق هدف ما بكفاءة وفعالية، ومن الممكن أن تكون اجتماعاً لأشخاص في مكان معين وزمان محدد؛ لتحقيق هدف، وإدارة الفعاليات أو إدارة المناسبات هي: تطبيق الأساليب الإدارية بكفاءة وفعالية؛ لتحقيق أهداف الاجتماع.
وبيّن القاضي أن هناك ثلاث مراحل لتنظيم الفعاليات؛ منها ما هو قبل الفعالية وأثناءها وبعدها، ومرحلة ما قبل بدء الفعالية تتطلب رسم الخطة، ووضع الميزانية، وجلب الرعايات، وتحديد الموقع والموعد، وتحديد محتوى الفعالية، وكذلك تحديد مسماها وأهدافها، بالإضافة إلى الحملة التسويقية.
وواصل يقول: من الأمور الأخرى في مرحلة أثناء الفعالية إدارة المخاطر والموردين والتواصل داخل الفعالية، وتعزيز الهوية واستخدام التقنية وتنظيم الحشود والسلامة. أما الإجراءات التي تُتّخذ بعد الفعالية فتتضمّن قياس الأثر والاستبيانات والتقرير النهائي والتوصيات.
وحول الأمور الواجب تنفيذها أثناء الفعالية، أكّد أن أول شيء هي إدارة فريق العمل، وتوزيع الأدوار، وتأمين الخدمات اللوجستية مثل التسجيل والتذاكر والهدايا والمرئيات، ثم العمل على إعداد برنامج الحفل من المتحدّثين والعروض.
