قال المركز الوطني للوثائق والمحفوظات إن ما وراء البيانات Metadata يُقصد بها تقديم بيانات عن الوثيقة الإلكترونية التي لا تظهر في نص الوثيقة الأصلية، حيث تعطي معلومات عن السياق الذي أنتجت فيه الوثائق ومتى تم تدوينها ومن الذي أنشأها وما هو مصدر إنشائها.
وأضاف المركز: تسهم ما وراء البيانات في إدارة المعلومات والحفاظ على السجلات التاريخية.
وأردف أنها أحد العناصر المهمة التي تميز الوثيقة الإلكترونية عن الوثيقة الورقية.
وأشار المركز إلى وجود ثلاث طرق لربط ما وراء البيانات بالمصدر؛ أولاها التضمين حيث يتم إنشاء ما وراء البيانات في وقت إنشاء المصدر نفسه ومتضمنًا مع لغة تكوين الوثيقة.
أما الطريقة الثانية فهي المصاحبة ويتم فيها إنشاء ملف يحتوي على ما وراء البيانات ويصاحب ملف المصدر محل الوصف.
والطريقة الثالثة هي المستقلة وفيها يتم الاحتفاظ بـ ما وراء البيانات في قواعد مستقلة عن المصدر من قبل المؤسسات التي قد تملك أو لا تملك حق التحكم في المحتوى.