قال الدكتور المهندس سلمان الهشبول الباحث والمستشار الهندسي المعتمد من الهيئة السعودية للمهندسين مدير تنفيذي ورئيس منتدى النخبة الفكري: إن المرافق تتطور نتيجة لتغير هياكل أماكن العمل، والتطور المستمر في التقنية الرقمية، والجوانب البيئية، وعوامل أخرى، مما يعني أن إدارة المرافق (FM) والممارسات الشائعة في إدارة المرافق يجب أن تتطور أيضًا لتلبية المطالب الحديثة.
وأشار إلى أنه لتفوق فريق عمل إدارة المرافق في عملهم وتحسين كفاءة المرافق، يمكن لمديري المرافق اتباع 11 ممارسة مثالية في إدارة المرافق؛ أولها: بناء الفريق حيث إن إنشاء وإدارة هيكل الفريق المنظم بشكل جيد هو أساس هيكلية كل مرفق وإدارة مرافق ناجحة، وهذا يعني أن كل موظف يدرك الدور الذي يلعبه داخل الفريق وما هي مسؤولياته، وبصفتك مديرًا للمرفق، فإن من مسؤوليتك التأكد من أن أعضاء فريقك مدربون بشكل مناسب ومحدّثون بشأن جميع العمليات الجارية في المرفق، وتوفر سير عمل مُنظَّم لفرقك يتيح لهم التركيز على المهام المهمة دون أن ينحرفوا عن الطريق أو يضيعوا الوقت في أن يتساءلوا عن الخطوة التالية، كما أن من مهامك ضمان التواصل الجيد والتعاون بين الفرق وأعضاء الفريق. وسيؤدي هذا إلى إنشاء فريق عمل قوي ومتحمس وفعّال.
وأوضح أن ثانيها هو التواصل مع الفرق الداخلية والمقاولين والموردين: التواصل الواضح والفعّال هو مفتاح نجاح عملية إدارة المرافق، سواء كان ذلك بين فرق الصيانة والمرافق أو مع المقاولين والموردين خارج المنظمة، فيجب أن يكون الجميع على علم بالتغييرات القادمة وجداول الصيانة والإجراءات القادمة لضمان سير العمل بسلاسة، ومن خلال إضافة التواصل إلى قائمة أفضل الممارسات في إدارة المرافق، يمكنك تحسين إنتاجية فرق المرافق الخاصة بك من خلال إبقاء الجميع على علم بالمهام والجداول والإجراءات، كما يمكنك توجيه جهود أكبر نحو المهام المهمة بينما تقلل من الخطوات غير الضرورية أو اللاجدوى في سير العمل، بالإضافة إلى ذلك، فإن الحفاظ على علاقة جيدة مع البائعين والموردين سيفيدك في كثير من الأحيان عندما يتعلق الأمر بالتفاوض على الشروط والتسليم، وتؤثر العلاقات مع المقاولين والبائعين مباشرة على قدرتك على إدارة المرفق الخاص بك بكفاءة.
وأردف بأن ثالثها إدارة المخاطر والعائدات؛ حيث إن تشغيل عمل ناجح يعني في بعض الأحيان تحمّل المخاطر لتعظيم الإنتاجية والربحية، فالأفكار المبتكرة لإدارة المرافق يمكن أن تساعد في التخفيف من العديد من تلك المخاطر من خلال تحليل البيانات، واتخاذ القرارات المستنيرة، والتخطيط السليم، وخطة صيانة وقائية فعّالة تستند إلى البيانات التحليلية، واستخدام أفضل للأصول الموجودة، وفريق مدرب بشكل جيد من خلال إدارة المرافق الجيدة يمكن أن تقلل من مخاطر الشركة وزيادة عائداتها بدلاً من ذلك.
وبيّن أن رابعها تحسين استخدام المساحة في مكان العمل، حيث تتيح للشركات المساحة الكبيرة العديد من الفرص، ولكنها تأتي أيضًا مع عيوب -خصوصًا زيادة استهلاك الطاقة وتكاليف صيانة المباني- لذلك يجب أن تكون إدارة المساحة المناسبة دائمًا جزءًا من أفضل الممارسات في إدارة المرافق، وخصوصاً مع الفرص المتزايدة للعمل عن بعد، يصبح من الأهمية بشكل أكبر إدارة واستخدام المساحة الموجودة بكفاءة، على سبيل المثال، عن طريق توفير محطات عمل مرنة وإعادة استخدام المساحة التي يتركها العمال البعيدون، وتنجم النتائج عن تحسين إدارة المساحة عن توفير تكاليف ومزيد من المساحة للمشاريع المتقدمة أو التكنولوجيا الجديدة.
أما خامسها فأوضح الدكتور "الهشبول" أنها جرد للأصول وهي واحدة من أهم ممارسات صيانة المرافق وهي إنشاء جرد كامل للأصول -وهو يعني قائمة بجميع الأصول، ومواقعها، وحالتها- فمعرفة أنواع الأصول التي تمتلكها الشركة، وأماكنها، وشروطها تُمكّن مديري المرافق من استخدامها بشكل مناسب، بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام قائمة الجرد لإنشاء خطة صيانة وقائية فعالة تأخذ في الاعتبار عمر الأصل الفردي، وحالته، وحالة الاستخدام، ومن خلال إنشاء جرد للأصول، يمكن لمديري المرافق توفير الكثير من الوقت؛ لأنهم يعرفون أين تقع الأصول المهمة في جميع الأوقات.
ولفت إلى أن سادس الممارسات هي رقمنة وأتمتة عمليات إدارة المرافق، موضحًا أن الجواب عن سؤال: كيف يتم إدارة مبنى في اقتصاد حديث؟ يكمن في التحول المستمر للعديد من الصناعات والقطاعات، فالابتكار في إدارة المرافق يعني دائمًا الأتمتة، حيث يمكن أتمتة العديد من المهام المختلفة باستخدام البرمجيات لصيانة المرافق، وتتيح البرمجيات لمديري المرافق الاحتفاظ بجميع المعلومات التي يحتاجونها في مكان واحد -سواء كان ذلك إدارة الأصول، أو إدارة الصيانة، أو إدارة الجرد، أو إدارة أوامر العمل... أو غير ذلك- وتتميز برمجيات صيانة المرافق بالقدرة على أتمتة العديد من المهام المختلفة، مثل إرسال تذكيرات صيانة مجدولة، ونظرًا لأنها حل سحابي، يمكن لمديري المرافق وغيرهم من الموظفين الوصول إلى المعلومات في ملف حياة الأصول من جهاز كمبيوتر مكتبي أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي بغض النظر عن موقعهم.
وتابع بأن سابع الممارسات هو تنفيذ خطة الصيانة الوقائية وزيادة عمر أصولك، مبينًا أن الصيانة الوقائية هي استراتيجية صيانة تتضمن إجراء فحوصات دورية ومجدولة لتجنب فشل الأصول، هذا ليس جزءًا فقط من إدارة المرافق أو صناعة المرافق، بل أيضًا من أفضل الممارسات في إدارة الصيانة.
وقال إن فوائد تنفيذ خطة الصيانة الوقائية في منظمتك تنظيم جميع المهام الوقائية يقوم مديرو المرافق بإنشاء خطة صيانة وقائية شاملة وجدول صيانة، مما يمنح الجميع نظرة أفضل وفهمًا لجميع المهام الصيانة التي يجب تنفيذها، وتوفر الجداول الزمنية للصيانة الوقائية إطارًا زمنيًا مباشرًا، وتفصيل المهام، وتحديد الموظفين المسؤولين عن تنفيذ هذه المهام، وبشكل عام، فإنها تتيح لمديري المرافق تنظيم فرقهم والمهام القادمة بشكل أفضل لسير عمل أكثر كفاءة وصيانة المباني المحسنة.
وبخصوص تمديد أعمار الأصول أوضح أنه من المتوقع أن يكون هناك بعض الاهتراء عند التعامل مع الأصول والأدوات من جميع الأنواع، خصوصًا إذا ما كانت قيد الاستخدام بشكل يومي، وفي كثير من الأحيان، تكون النتائج هي قطع مستعلية ومكسورة أو حتى وقت توقف، وتساعد الصيانة الوقائية في الحفاظ على الأصول في أفضل حالة ممكنة لفترة أطول من خلال فحص الجهاز وإصلاح العيوب الطفيفة قبل أن تؤدي إلى إصلاحات أكبر، وسيؤدي ذلك إلى تمديد عمر الأصل بشكل عام.
وواصل: تقليل أوقات التوقف تكون فترات التوقف غالبًا نتيجة للتآكل، وهذا يعني أنه يمكن أيضًا تقليلها من خلال الصيانة الوقائية السليمة، فمن خلال فحص الأصول بانتظام مع جدول صيانة جيد، يمكن اكتشاف النقاط الضعيفة ونقاط الفشل المعدية في وقت مبكر بما فيه الكفاية لمنع حدوث أي فترة توقف تمامًا، وهذا يعني أن إجمالي فترات التوقف للأصول داخل مرفقك يتم تقليله بشكل كبير.
وتابع: تقليل تكاليف الصيانة، إذ يعتبر تخفيف التكاليف الناجمة عن الصيانة الناشئة جزءًا من الصيانة الوقائية، وهذا يعني أن إصلاح الأصول فقط بعد أن بدأت بالفعل في إظهار عيوب وفشل. ويمكن أن تكلف الشركات الكثير من المال بطريقتين مختلفتين؛ التوقف غير المخطط له بسبب أجزاء الآلة المكسورة يوقف عملية الإنتاج ويخفض الإنتاجية الإجمالية، كما يؤدي إلى إصلاحات أكبر وأكثر تعقيدًا وتكلفة من إصلاح العيوب الأصغر على الفور، وبهذه الطريقة، تقلل الصيانة الوقائية من تكاليف الصيانة داخل الشركة، ويجب أن تكون دائمًا جزءًا من أفضل الممارسات في إدارة الصيانة.
وأشار إلى أن تتبع مؤشرات الأداء والمقاييس الرئيسية للصيانة كجزء من أفضل الممارسات في صيانة المرافق، يجب على مديري المرافق تتبع المؤشرات الرئيسية للصيانة والمقاييس؛ لضمان نجاح استراتيجيتهم في الصيانة، وتوفر حلول إدارة الأصول مثل "تولسينس" أدوات تحليلية مفيدة تجمع معلومات مهمة عن الآلة، مثل وقت التشغيل، وأوقات التوقف، وأوامر العمل، وتاريخ الصيانة، وأكثر من ذلك، ومن خلال هذه المقاييس، يمكن لمديري المرافق تحليل وتنقيح استراتيجيتهم، وتحديد نقاط الضعف، والتعرف على المزيد عن الآلات التي يتحملون مسؤوليتها.
وعن ثامن الممارسات قال: إن استغلال تقنية الإنترنت للأشياء (IoT) والتحليلات التنبؤية تقوم تقنية الإنترنت للأشياء (IoT) بربط الأجهزة والمتتبعات بتقنية ذكية لجمع البيانات وتأتيم مهام متكررة. في هيكلية إدارة المرافق، يمكن تنفيذ تقنية IoT لجمع البيانات المهمة عن الآلة والصيانة، والتي تستخدم لتحليل البيانات التنبؤية لتحسين عمليات المرافق، وبهذه الطريقة، يمكن لمديري المرافق الحصول على فهم أفضل لكيفية عمل أصولهم، وكفاءة عملية المرفق الخاص بهم، والعمل على تحسين الإنتاجية والكفاءة في المستقبل، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد تقنية IoT في التنبؤ بفشل الآلات والانهيارات بمساعدة أجهزة الاستشعار المناسبة أو البيانات المجمعة.
وأوضح أن تاسع الممارسات هو تمكين الوصول المتنقل لأماكن العمل -من الوظائف المكتبية الثابتة إلى نماذج عمل مرنة أو حتى عن بُعد- مما يجعل الوصول المتنقل ضرورة مطلقة في كل قائمة أفضل الممارسات في إدارة المرافق، ومن خلال السماح للموظفين بالوصول إلى المعلومات الحيوية من أي مكان باستخدام تطبيقات الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، فإنك تخلق مكان عمل أكثر مرونة وحداثة يمكن أن يساعد في زيادة الكفاءة والإنتاجية، وحتى بالنسبة للموظفين الذين يعملون في الموقع، يتيح لهم الوصول المتنقل التعامل مع المشكلات بشكل أسرع بفضل الوصول الأفضل إلى المعلومات الهامة - بغض النظر عن مكان وجودهم في مرفقك.
وقال: إن عاشرها استخدام البيانات والتحليلات حيث تتضمن الممارسات الجيدة في الصيانة دائمًا معرفة الكثير عن الأصول داخل المرفق، فمن خلال جمع البيانات واستخدام أدوات التحليل البياني، يمكن لمديري المرافق الحصول على فهم أعمق لجميع الأصول الحيوية، وبهذه المعرفة والفهم، يكونون قادرين على استخدام الأصول والآلات الموجودة بأفضل قدر من قدرتها، كما أنه يسهم في تحسين إدارة صيانة المعدات.
أما الممارسة الحادية عشرة فأوضح أنها اتباع نهج إدارة مرافق مخصص، وقال: كيفية إدارة مرفق ليست سؤالًا يمكن الإجابة عنه بإجابة بسيطة واحدة تناسب الجميع، فكل شركة مختلفة -تمامًا كما أن كل مرفق مختلف- ويجب على مديري المرافق تطوير استراتيجية مخصصة لإدارة المرافق والصيانة تتناسب مع العمل الفردي، لذلك، يحتاجون إلى أخذ استخدام المرفق، والحجم، وعدد الموظفين، والأصول في الاعتبار لتطوير استراتيجية مناسبة للنجاح المستقبلي. ابتعد عن أوراق العمل في Excel لإدارة الأصول الحديثة لا يجب أن تكون إدارة الأصول صعبة، لذلك، لا يعد Excel أو WhatsApp أو القلم والورق الأدوات الصحيحة لإدارة عمليات الأصول بكفاءة، وبغض النظر عن الشركة المصنعة أو النوع وتعرف على المزيد من الحلول والاستنتاجات والأفكار المبتكرة لإدارة المرافق من تنفيذ أدوات الإنترنت الحديثة إلى تطوير هيكلية فريق أفضل لتحسين الاتصالات، وبينما لا تكون كل النهج مناسبة لكل عمل، يمكن لمديري المرافق الحصول على إلهام من أفضل الممارسات في إدارة المرافق وضبط هذه الحلول الحديثة لمواقفهم الفريدة.
وأضاف الدكتور "الهشبول" أنه من خلال تحسين إدارة المرافق بشكل عام، يمكن للمديرين زيادة الإنتاجية والكفاءة، وخفض التكاليف التشغيلية، وتحسين رضا الموظفين والعملاء وإعداد المرفق للمستقبل، وإذا كنت غير متأكد من أين تبدأ، يمكن لبرنامج لصيانة المرافق مساعدتك في عملية تنفيذ ممارسات أفضل لإدارة المرافق والصيانة، إذ يمكن دمج هذا الحل الحديث لإدارة الأصول مع الأجهزة المناسبة وتقديم رؤى رائعة عن جميع الأصول الموجودة -من وقت التوقف إلى تاريخ الصيانة- كما أنه كجزء من إدارة الأصول وإدارة الجرد وإدارة أوامر العمل وإدارة الصيانة وغيرها، تعد البرامج المساعدة قوية للعمل، وستحتفظ بجميع المعلومات المهمة في مكان واحد، سهل الوصول؛ لأن المنصة تعتمد على السحابة، ويمكن لمديري المرافق والموظفين الآخرين الوصول إلى المعلومات بسهولة من أي جهاز كمبيوتر مكتبي أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي، بغض النظر عن موقعهم.
