وبيّن "القويزاني"، أنه تم تشكيل لجنة تحضيرية للإشراف والتنظيم في الملتقى؛ وذلك لراحة الطلاب والطالبات المشاركين، وتوفير جميع الإمكانات والاحتياجات، ولضمان سير فعاليات الملتقى كما خطط لها؛ مشيراً إلى أنه تم تشكيل أربع لجان تنظيمية للملتقى، برئاسة عادل الغدير، وهي لجنة الاستقبال برئاسة: محمد البصيص، وعضوية كل من: قاسم العنزي، ومشاري اليوسف، ومهمتها تنسيق استقبال الوفود من الطلاب والطالبات، وتوجيههم إلى مقر سكنهم ومتابعة حجوزاتهم ونقلهم.
