تعد الفاعلية والكفاءة، من أهم الأهداف الإدارية التي تحرص عليها، وتسعى إلى تحقيقها جميع الهيئات والمؤسسات ومنظمات العمل الحكومية والأهلية، وهما في الواقع عنصران متداخلان ومهمان، فالفاعلية (Effectiveness) تعني: اتخاذ الإجراءات المناسبة، وأداء المهام المطلوبة بدقة لتحقيق أهداف المنظمة، وإنجاز العمل في المدة المحددة بالطريقة الصحيحة، والكفاءة (Efficiency) تعني أداء مهام العمل المطلوب بالطريقة الصحيحة، حيث يتمُّ استخدام أقل كم ممكن من المدخلات والموارد كالوقت والجهد والمال للحصول على أكبر منفعة ممكنة، أي إنجاز أهداف أي عمل بأقل جهد ووقت وتكلفة.
والهاجس الذي يقضُّ مضاجع كثير من المسئولين أن بعض الهيئات ومنظمات العمل قد تكون فعَّالة، لكنها ليست بالكفاءة المطلوبة؛ لأنها تحقق أهدافها في وقت أطول، وجهد أكبر، وتكلفة أعلى، وهذه التكلفة العالية معناها خسارة تتكبَّدها المنظمة التي لا تتمتع بالكفاءة الكافية في مواردها المالية والبشرية، وعدم كفاءة المنظمة يؤثر سلبًا على فاعليتها، وعندما يكون هناك فاعليَّة في أداء المهام، لكن لا يوجد كفاءة كافية يحدث خلل كبير في المنظمة، حيث لا يتم إنجاز الأهداف كما هو مطلوب، ولا تجد الرؤى الاستراتيجية من يحققها بصورة صحيحة، وفي حال عدم وجود فاعلية ووجود كفاءة فإن الأعمال تُنجز ولكن دون وضوح الأهداف!!
ومع بزوغ أهداف رؤية المملكة 2030 والتوسع في مبادراتها وبرامجها المختلفة الساعية إلى تحقيق التنمية الشاملة والمستدامة في مختلف مجالات العمل وقطاعات الإنتاج وفق متطلبات التحول الرقمي والاقتصادي في المملكة تحرص جميع الوزارات والهيئات والمؤسسات على تحقيق أقصى قدر ممكن من الكفاءة والفاعلية في مشاريعها وأعمالها المختلفة.
وفي الواقع هناك حرصٌ كبير على تطوير التعاون المشترك بين مؤسسات القطاع الحكومي وهيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية "إكسبرو" من أجل استثمار الجهود والمبادرات المختلفة؛ بهدف دعم العمليات التشغيلية للمشاريع المموَّلة من الميزانية العامة للدولة، وتذليل الصعوبات والمعوّقات التي تعترض مسار العمل؛ وذلك لتحقيق النجاحات المشتركة في مجال رفع كفاءة الإنفاق، والمحافظة على رفع مستوى الجودة للخدمات المقدَّمة كمًّا وكيفًا.
من هنا بدأت قصة نجاح جديدة صنعتها الهيئة العامة للإحصاء؛ حيث تبلورت بوضوح تام رؤية الهيئة ومركز المعلومات الوطني تجاه مواجهة التحديات وتلبية متطلبات القطاعات الاقتصادية من المنتجات الإحصائية الدقيقة بالسرعة المطلوبة وفي الوقت المناسب؛ لاسيما مع زيادة الطلب أخيرًا على البيانات والمؤشرات الإحصائية الموثوقة؛ لأنها أساس التخطيط الصحيح في جميع المشاريع الاقتصادية والاجتماعية.
واستشعارًا لأهمية التغيير والتطوير الإيجابي الفعَّال ضمن هذه المرحلة تحرص الهيئة العامة للإحصاء بكل جديَّة واهتمام على مواكبة برامج التحول والتمكين الرقمي في المملكة، حيث بدأت بتوجيه مسارات التخطيط الاستراتيجي نحو اتباع وسائل وأساليب متطورة بهدف تجويد الأداء، وتطوير وتحسين العمليات الإنتاجية، وتلبية احتياجات الشركاء الفعلية، وتنفيذ المنتجات الإحصائية بالسرعة الملائمة والدقة المطلوبة، وتقديمها في الوقت المناسب وفق أعلى المعايير الدولية المعمول بها في المجال الإحصائي، ومما لا شك فيه فإن هذا التوجه سوف يساعد الهيئة ويعينها على تجاوز التحديات التي بدأت تبرز في مسيرة العمل الإحصائي، والتي تتمثل في رتابة الأداء التقليدي المقرون بارتفاع التكاليف في تنفيذ بعض المسوح الإحصائية، إلى جانب تحديات وتيرة استيفاء البيانات، والصعوبات التي تواجهها الهيئة في تطبيق كفاءة الإنفاق فيما يتعلق بالتكلفة البشرية والمالية.
وضمن ظروف المرحلة، بادرت الهيئة باتخاذ كافة إجراءات التطبيق الأمثل للبرامج والمبادرات الطموحة لمواكبة برامج ومبادرات رؤية المملكة 2030، والتحول باتجاه التمكين الرقمي وفق مسارات التخطيط والإنجازات التنموية المعتمَدة، ومن هنا بدأت مسيرة التعاون بين الهيئة العامة للإحصاء وهيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية "إكسبرو" تتشكَّل في مجال تنمية الأداء وتطوير متطلبات مشاريع العمل، وتطبيق المعايير الواردة في الدليل الوطني لإدارة المشاريع الصادر عن "إكسبرو"، والذي يتضمَّن إجراءات وإرشادات عامة، وقوائم تدقيق، ونماذج ومؤشرات خاصة بقياس مستوى الالتزام.
ووفق هذه الإجراءات، تمكَّنت الهيئة العامة للإحصاء ومركز المعلومات الوطني، من إحداث حالة من التطوير في الأداء، واعتماد أساليب حديثة في تنفيذ العمليات، الأمر الذي حقَّق -بفضل الله- نتائج جيدة في تحسين الأداء المالي، مقرونًا بتطوير القدرات البشرية التي أسهمت بشكل كبير في تحسين وتجويد عمليات جمع البيانات، ورفع كفاءة تكاليف المسوح الميدانية والمنتجات الإحصائية المختلفة، واعتماد وسائل بديلة وأساليب حديثة في مختلف العمليات الإنتاجية.
ذلك الأمر أسهم في تخفيض تكلفة هذه المسوح الميدانية والمنتجات الإحصائية بنسبة 25 %، وارتفاع مستوى رضا العملاء، وتحسين ورفع إنتاجية الباحث الإحصائي، وتحقيق الكفاءة في استيفاء البيانات بالسرعة المطلوبة، وكذلك تقليل مدة التنفيذ، ومن خلال استخدام طرق مستحدثة واعتماد وسائل بديلة، تمكَّنت الهيئة العامة للإحصاء -على سبيل المثال لا الحصر- من زيادة أكثر من ضعف العدد في المسح الميداني، حيث وصل العدد إلى 25 أسرة لكل باحث في المسوح الأسرية.
وتعليقًا على هذه النتائج الإيجابية والإنجازات الجيدة، قال رئيس الهيئة العامة للإحصاء الدكتور كونراد بسيندروفر: "لقد نجحنا في الهيئة العامة للإحصاء من خلال التعاون مع هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية "إكسبرو" في تحقيق عديد من النتائج الإيجابية المهمة التي كنا نستهدف تحقيقها، والتي كان من شأنها تحسين الأداء في عملية جمع البيانات، ورفع كفاءة تكاليف المسوح الإحصائية باستخدام وسائل وأساليب بديلة متطورة، الأمر الذي حقق لنا وفرًا ماليًا مهمًّا، كما تمكَّنا من تحسين مستويات رضا العميل، وتحقيق سرعة استيفاء البيانات، ورفع سرعة الإنجاز من خلال تقليل مدة التنفيذ؛ الأمر الذي أدَّى إلى زيادة كفاءة الإنفاق في التكلفة البشرية والمالية" وهو ما كنا نسعى إلى تحقيقه.
وأضاف كونراد: " لقد استفدنا من التعاون مع هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية "إكسبرو"، وحققنا من خلال خططها وبرامجها ومعايير العمل الأهداف التنموية المشتركة الخاصة برفع كفاءة الإنفاق، والمحافظة في نفس الوقت على معايير الجودة، وإنجاز المشروعات النوعيَّة المهمَّة، ورفع إيرادات الهيئة وفق المسارات الزمنية المعتمَدة".