بدأ الاجتماع بكلمة للمحافظ بين خلالها أهداف الفعالية، وقدم نبذة عنها، وأشار إلى أن المحافظة مهتمة كثيرا بها لما لها من فوائد بيئية وتوعوية واجتماعية كبيرة ومتنوعة. كما وجه بتوزيع المهام على كافة القطاعات وشرائح المجتمع ﻹبراز وإنجاح الفعالية بما هو مأمول.
وقدم رئيس مجلس شباب ينبع للتنمية والتطوير، المهندس محمد حادي، عرضا مرئيا تفصيليا عن الخطة المقترحة لتنفيذ الفعالية، وشمل الأهداف والجهات المشاركة والمواعيد ومكان تنفيذ الفعالية وغيرها من التفاصيل.
وتم اختيار قيادة حرس الحدود ليصبح المشرف العام على الفعالية وقيادة الفريق الرسمي لتنفيذها؛ لما يملكه من إمكانات بشرية ومادية وتجهيزات بحرية تخوله للقيام بالمهام المتعددة والتدخل في حالات الطوارئ -لا سمح الله-، بينما يتولى مجلس شباب ينبع التنسيق والتنظيم لكافة الأنشطة خلال الفعالية.
واتفق الجميع خلال الاجتماع إلى ضرورة إخراج هذه الفعالية بطريقة إبداعية تفوق التوقعات، وأن يتسم العمل فيها بالاحترافية والمهنية العالية؛ حتى تحقق الأهداف المتنوعة والشاملة التي وضعت من أجلها.
وأبدى جميع الحاضرين كامل دعمهم للفعالية من خلال العمل بروح الفريق الواحد، وبما يعكس الصورة الحضارية عن مجتمع ينبع، كما هو ديدنه دوماً، بفضل الله وكرمه.
وفي ختام اللقاء تم اعتماد موعد الاجتماع المقبل في صباح يوم الثلاثاء القادم بإذن الله في مقر قيادة حرس الحدود بالمحافظة لتأسيس الخطط التفصيلية والعملية رسميا وبمشاركة كافة الدوائر الحكومية والقطاعات ذات العلاقة ومنها الهيئة الملكية بينبع ممثلة بإدارة حماية البيئة