تحدث لـ"سبق" عددٌ من موظفي الجمعية الخيرية بحائل, والذين فضلوا عدم ذكر أسمائهم, مؤكدين خلال حديثهم أهمية عدم استخدام مجلس إدارة الجمعية للأوامر الشفهية التي تكون إما عبر الهاتف أو المقابلة الشخصية, لتسيير أعمال الجمعية وخصوصًا ما يتعلق بالصرف من مستودع الجمعية الخيرية بحائل.
وأوضحوا أن التخاطب الكتابي يسهل عملية اتخاذ القرار بما يضمن عمل الجمعية بالطريق الصحيح دون تأخير, فيما يضمن معرفة جميع الأطراف العاملة بالجمعية على مدى تنفيذ العمل على أكمل وجه, فيما يعالج العوائق التي قد تواجه الموظف أثناء عمله.
وأشار الموظفون إلى أن التوجيه الشفهي قد ينتج منه سوء فهم المُراد، خصوصًا أن الموظف إنسان، ومن طبيعته النسيان في ظل تراكم الأعمال عليه، أو مما يسبب التداخل في المهام التي يكون الموظف قد رتب لها أولويات.
وأشار بعض الموظفين إلى أن الاتصال غير الرسمي بين الموظفين ومجلس إدارة الجمعية قد لا يحقق أهداف الجمعية التنظيمية؛ كونها منشأة تحتاج إلى ترتيب إداري منظم بعيد عن الأمر الشفهي الذي قد يستخدمه أحد أعضاء مجلس إدارة المنشأة كتوجيه رسمي أو خط سلطة رسمي على الموظفين بتلك المنشأة.
وطالب الموظفون، في نهاية حديثهم لـ"سبق"، بإيجاد برنامج يربط بين جميع أقسام الجمعية يحتوي على قسم صادر ووارد إلكتروني عبر شبكة مشتركة بين الأقسام, وليس كالبرامج المثبتة في أجهزة الإدارة, مشيرين إلى أهمية استخدام التقنية ومحاولة الاستغناء عن مئات الأوراق التي تطبع بين الأقسام، وقد يسقط بعضها سهوًا، خصوصًا في الأعمال الميدانية.